もしかしたら新入りの最大の敵はこれかもしれません。
今回はExcelに関するマナーのお話です。
複数人で同じファイルを使用する上で気を付けるべきことがあります。
「Excelにマナーなんてあるの？」な人から、
「あっ、この話ね～」な人まで、
最後に書いた個人的な意見だけでも読んでもらえると嬉しいです。
大量にあるExcelのマナー
マナーということで、
ショートカットやテクニックのような技術ではなく、
「ああしなさい」「こうしなさい」というお作法のお話をします。
IT業界だけかもしれませんが、Excelには多くのマナーが存在します。
百聞は一見に如かずということで、
世の中に存在するExcelマナーを書き連ねてみます。
・保存する時は、アクティブセルを先頭セルや見せたいセルにする
開いた時にファイルの途中から開かれるのを嫌って、
保存する時に各シートのA1セルを選択して、
先頭シートを開いた状態で保存しましょう。
・保存する時は、フィルター機能の絞り込みを解除する
他人が見る時に絞り込みを解除する手間がかかるので、
素の状態で保存しましょう。
・各シートの文字サイズや表示倍率を統一する
ファイル全体として読みにくいものにならないよう
統一できる設定は統一しましょう。
・印刷設定をする
印刷したりPDFにしたりする際に表示が整うように
印刷設定や各シートの設定を行いましょう。
印刷後に穴あけパンチを使ってファイリングすることを考慮して、
左側に余白を作る必要がある場合もあります。
・誤字や脱字、内容の説明漏れを無くす
マナーとは少しずれるかもしれませんが、
他人が読みにくくなる内容は避けましょう。
・セルの結合は極力避ける
セルの結合をすると表などが見やすくなりますが、
扱い方にクセがあります。
編集者が多い時などは、避けられるなら避けましょう。
・１セルには１データのみ入力するようにする
少し技術寄りの話ですが、
例えば金額と割合とか、名称とジャンルとかを、
1つのセルに書きすぎてはいませんか？
せっかくのExcelの計算機能やフィルター機能が台無しですので、
1つのセルには1つのデータのみを入力するよう工夫しましょう。
他にも調べるとまだまだ出てくるので是非調べてみてください。
ちなみに、一部内容は被りますが、
総務省が使用しているExcel作成時のルールがこちらに公開されています。
興味がある方はこちらも確認してみましょう。
これらのマナーは本当に必要？
ここからは個人的な意見になりますが、
これらのマナーの多くは必要かどうかで言うと不要なものが多く感じます。
例えば保存する際に気を付ける内容は読み手側でどうとでもできる内容です。
ではやらなくてもよいかと言うとそうではありません。
大切なのは相手への気遣いと空気読みで、
上司やチームメイトが気持ちよくExcelファイルを使用できるように
（正確には、もし相手がマナーを大切にしていても気分を害さないように）
少し意識すればできる内容なら気を付けてあげましょう。
ただし、やりすぎるとファイル差が出てかえって統一感を失いかねないので、
どこまで気を付けるべきかはその場の空気を必死に読みましょう。
まとめ
マナーの話をすると「やって何になるんだ」「気にしすぎだろ」と
不満の声が多く上がるように感じます。
しかし、マナーの内容が合理的かは置いておいて、
上司がマナーを大切にしているなら気を付けた方がお得です。
実力主義のこの業界で、技術外のちょっとしたことで評価が下がるのはもったいないです。
「こんなことでごちゃごちゃと…」と思うのではなく、
「こんなことで機嫌良くなってくれるんですか！？ラッキー＾＾」くらいの気持ちの方が
お互い気分が良いと思います。