技術の進歩と共にPCは進化を続け、
その結果人間の欲に忠実すぎるデバイスとなりました。
その一例が同じExcelでもデスクトップ版とWeb版が用意されている点です。
本当に必要？
これらを併用していた時にちょっとしたトラブルがありましたので、
今回はExcelのデスクトップ版とWeb版の違いから、
それらを上手く使いこなすための注意点をまとめました。
どれも同じと考えていると痛い目を見るかもしれませんよ…
デスクトップ版とWeb版の違い
まずは私の周りで起きたトラブルの話から。
それはSharePoint上の同じエクセルを、
デスクトップ版で編集した人とWeb版で編集した人がいて、
デスクトップ版で編集した内容がWeb版で表示されないというものでした。
その時は自動保存設定がオフになっていたのが原因で、
Web版は常に自動保存されるため併用していると気付きにくいミスです。
今回は原因とならなかった要因として、
SharePointのチェックアウトが必要になっていたり、
ローカルにダウンロードしたファイルを編集していたり等、
エクセルの環境違いそのものでなくとも考えられるものはあります。
他にも違いはありますのでいくつか挙げてみます。
・ショートカットキーでの操作
Web版はデスクトップ版ほどショートカット操作が使えません。
ヘルプタブにエクセルのショートカットキーを優先させる設定があるものの、
それでも慣れている人はもどかしく感じるでしょう。
ショートカットキーとは少しズレますが、
右クリック→メニューをキーで選択という操作がデスクトップ版と差があり、
個人的には不便に感じてしまいます。
・マクロの編集、実行
Web版ではマクロの編集や実行はできないようです。
ファイルを開くこと自体はできてしまうので、
思い通りに動かず勢い余ってセルを書き換えてしまうなんてことにならないよう、
そういったファイルはデスクトップ版で開くよう徹底しましょう。
その他データ分析等の高度な機能はデスクトップ版のみである場合が多いようです。
・CSVなど外部データの扱い
Web版は特定の形式の取り込みや書き出しができなかったようで、
近年は実装が進みそれらができるようになってきているものの、
扱われ方に差があるようです。
例えばCSVを開いた時に、
デスクトップ版は書式の編集をしてからXLSX形式で保存することができますが、
Web版はCSVで保存できる範囲の編集に限られます。
先にXLSX形式にしてしまえば良いだけですが、
そのちょっとした手間で不便さを感じるかもしれません。
上手な使い方
可能であればチーム内で環境をそろえるべきでしょう。
機能の幅が広いデスクトップ版に揃えるのが無難かなと思いますが、
費用面などを考慮しながら落としどころを探りましょう。
どうしても併用するのであれば、
どちらにも通用する操作で作業を行うのが良いと私は思います。
ミス無く確実に作業を進めるのが結果的にスピードが出ると考えるからです。
他メンバーへの指示や教育もしやすいですしね。
まとめ
これはExcelに限った話ではなく、
一見同じに見えるものでも疑ってかかることが大切です。
違いを把握して適切に使い分けることが、
技術者としての質を高めることに繋がると私は思います。